E-Rechnung ab 2027: Was der Mittelstand jetzt tun muss.

Zum 1. Januar 2027 wird es für viele Unternehmen ernst: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz gemacht hat, muss Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Forderungen nach einer Verschiebung wurden nicht umgesetzt - das Bundesfinanzministerium hat die Termine im Oktober 2026 bestätigt. Was das konkret bedeutet und was Sie jetzt tun sollten.

Die Fristen auf einen Blick

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

Was eine E-Rechnung ist - und was nicht

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software automatisch auslesen kann. Die gängigen Formate:

• XRechnung: reines XML - für Menschen nur mit Viewer lesbar.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): ein PDF mit eingebettetem XML - für Menschen und Maschinen lesbar. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus.

Wichtig: Ein normales PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung - auch wenn es elektronisch verschickt wird.

Ausnahmen

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
• Fahrausweise
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen - empfangen können müssen sie sie trotzdem.

Checkliste: Was Sie bis Dezember erledigen sollten

• 1. Betroffenheit klären: Lag Ihr Umsatz 2026 über 800.000 €? Dann gilt die Pflicht ab Januar 2027.
• 2. Rechnungsausgang prüfen: Kann Ihre Warenwirtschaft, Ihr ERP oder Ihre Branchensoftware XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Oft reicht ein Update oder Zusatzmodul. Rechnungen aus Word oder Excel funktionieren nicht mehr.
• 3. Rechnungseingang organisieren: Wer prüft eingehende E-Rechnungen, wie werden sie freigegeben und an die Buchhaltung übergeben?
• 4. Kundendaten pflegen: An welche Adresse sollen Ihre Kunden E-Rechnungen bekommen - und umgekehrt?
• 5. Archivierung sicherstellen: E-Rechnungen im Originalformat revisionssicher (GoBD) aufbewahren - ein PDF-Ausdruck genügt nicht.
• 6. Steuerberater einbinden und mit einigen Kunden einen Testlauf machen, bevor es ernst wird.

Die Chance hinter der Pflicht

E-Rechnungen sind maschinenlesbar. Das heißt: Eingangsrechnungen müssen nicht mehr abgetippt oder per Texterkennung mühsam ausgelesen werden. Wer die Umstellung richtig angeht, kann Prüfung, Zuordnung zu Bestellungen, Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung weitgehend automatisieren - und spart damit dauerhaft Zeit statt nur eine Pflicht abzuhaken.

Zur Förderung: Programme wie der Digitalbonus Bayern schließen Maßnahmen, die allein auf einer gesetzlichen Pflicht beruhen, in der Regel aus. Eine reine Umstellung auf das neue Format ist daher meist nicht förderfähig - eine weitergehende Automatisierung Ihrer Prozesse kann es unter Umständen sein. Das sollten Sie vor der Auftragsvergabe prüfen.